Zadání informací po akci a přidání účastníků
Zadat informace po akci a přidat účastníky tj. uzavřít akci je nutné do 20 dnů od skončení akce.
✔️ Pro přidání účastníků na svoji akci musíš znát jejich datum narození z prezenční listiny nebo už museli být někdy v minulosti jako účastníci na akci, kterou jsi organizoval/a.
✔️ U akce máš dva seznamy: seznam přihlášených a seznam účastníků. Ze seznamu přihlášených si můžeš exportovat prezenční listinu a tu pak dát účastníkům jen podepsat. Ti co na akci opravdu přijedou pak po akci lehce přesuneš ze seznamu přihlášených do seznamu účastníků. Nepřihlášené účastníky můžeš vždycky do seznamu účastníků přidat ručně. Pokud používáš standardní předpřipravenou přihlášku na akci, lidé se ti do seznamu přihlášených vloží automaticky. Pokud chceš, můžeš je tam vložit i ručně.
✔️ Po akci se nově všechny informace vyplňují do BIS. Nahraješ tam i fotky na propagaci, sken prezenční listiny, číslo účtu na zaslání peněz atd. Odpadá tedy zdlouhavá emailová komunikace s koordinátory. Povinné je po každé akci zadat:
- účastníky akce (buď z prezenční listiny, nebo počtem účastníků),
- evidenci práce u dobrovolnických akcí,
- u vybraných akcí: fotky, sken prezenční listiny, sken účtenek,
- možnost vytvořit zpětnou vazbu a závěrečnou zprávu.
✔️ Pokud změníš druh akce, změní se automaticky i to, zda musíš dokládat prezenční listinu.
- U víkendovek a táborů – povinně je nutné zadávat účastníky se všemi informacemi z prezenční listiny (jméno, datum narození, email, adresa).
- U jednodenních akcí a akcí bez adresáře – je možné si vybrat způsob zadávání podle toho, o jakou akci se jedná. Účastníky můžeš zadat jen počtem, zjednodušenou prezenční listinou (jméno + email) nebo klasicky jako u víkendovek a táborů.
✔️ Přihlášení na akci – velmi doporučujeme použít standardní předpřipravenou přihlášku na akci. Přihlášku jsme vylepšili a přidali možnost tam vložit vlastní otázky nebo odkazy. Propojili jsme ji také s BISem.
- Standardní přihláška ti ušetří spoustu času a práce. Standardní přihlášku vybereš při zadávání nové akce.
- Lidé, kteří se přihlásí na tvou akci, se automaticky zobrazí v BISu tvé akce v seznamu přihlášených.
- Stačí je pak jen lehce překliknout do seznamu účastníků.
- Ze seznamu přihlášených si můžeš na akci připravit prezenční listinu a účastníkům ji dát jen podepsat.